Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).
Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d’Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.
Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l’établissement de référence d’un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.
MISSIONS :
Placé sous la responsabilité directe du responsable du Bureau des Entrées, il assure en binôme avec un second adjoint, la mise en œuvre opérationnelle de l’organisation et de l’encadrement du Bureau des Entrées afin d’assurer la continuité et la qualité des admissions, de l’accueil jusqu’à la facturation et au recouvrement du Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis.
Il est chargé de mettre en œuvre, de suivre et d’évaluer règles de facturation et d’admission et les impacts financiers qui en découlent, en collaboration avec les acteurs internes et externes à l’établissement.
PRINCIPALES MISSIONS ET ACTIVITES :
L’encadrement du Bureau des Entrées est assuré par le responsable du Bureau des Entrées secondé par ses deux adjoints. Ils sont chargés des missions et activités suivantes, étant précisé qu’ils peuvent être amené à les exercer sur les sites d’Aix-en-Provence et de Pertuis :
- Management de l’équipe du Bureau des Entrées du CHIAP :
- Encadrement de proximité de l’équipe d’une équipe de 42 personnes comprenant les secteurs accueil-gestion administrative-contentieux
- Participation à l’amélioration de l’organisation en fonction de la charge de travail (mensuelle, hebdomadaire, quotidienne) et du travail en présentiel ou télétravail
- Participation au maintien de la continuité de service y compris en période de situation sanitaire exceptionnelle ou de clôture annuelle des comptes, élaboration et gestion des plannings
- Gestion des compétences et suivi des objectifs de maîtrise des règles d’admission, d’identitovigilance et de facturation
- Coordination de la politique d’accueil et d’admission de l’établissement :
- Mise en œuvre d’une politique de qualité de l’accueil des usagers (réduction des délais d’attente, etc.)
- Travail en collaboration étroite avec le Service Social de l’établissement afin de signaler les patients en difficulté et suivre les dossiers en attente de droits
- Suivi et application de la réglementation en matière de facturation et de recouvrement :
- Participation à la réalisation des paramétrages nécessaires à la facturation et à l’évolution de la réglementation en lien avec la DSNB, vérification des mises à jour de logiciel
- Mise en œuvre d’une politique d’amélioration continue de la qualité et de l’optimisation de la facturation en collaboration avec la Cellule Centrale d’Activité
- Participation à l’analyse des tableaux de bord de suivi de facturation (délais, taux de recouvrement, taux de réclamations etc.) et mise en œuvre de plans d’amélioration
- Mise en œuvre d’une politique d’amélioration du recouvrement en lien avec la Trésorerie Hospitalière, suivi et contrôle des différentes régies de recettes des différentes antennes
- Animation de la gestion administrative et de la facturation des dossiers :
- Réalisation des requêtes et recollement des données permettant de réaliser les contrôles préalables à la mise en facturation des dossiers d’hospitalisation et de soins externes
- Suivi du traitement des rejets et analyse des dossiers en contentieux
- Mise en œuvre d’actions préventives pour limiter le risque d’irrecevabilité
- Participation au projet de simplification du parcours administratif du patient :
- Contribution à la définition des modalités d’admission et de simplification du parcours administratif du patient dans le cadre de l’utilisation d’outils numériques simplifiant l’admission (bornes, portail patient, intelligence artificielle, etc.) dans le cadre d’un projet de réorganisation visant à regrouper les antennes du bureau des entrées
COMPETENCES :
- Management
- Pédagogie
- Travail d’équipe
- Règles de facturation et d’admissions
- Comptabilité et finances
- Analyse de données
QUALITES REQUISE :
- Capacités d’adaptation
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Maîtrise des outils informatiques
- Discrétion et respect du secret professionnel
CONNAISSANCES SPECIFIQUES :
- Règles de facturation (MCO, Hébergement) et d’admission
- Logiciels administratifs MIPIH (Pastel), logiciel de requêtage BO
- Maîtrise d’Excel
- Notions de base PMSI
- Notions de base relatives aux structures budgétaires
- Notions de base en Gestion des Ressources Humaines
LIAISONS HIERARCHIQUES :
- Directrice des Affaires Financières (N+2)
- Responsable du Bureau des Entrées (N+1)
- Adjoint au responsable du Bureau des Entrées
- Equipe Bureau des Entrées de 42 personnes
LIAISONS FONCTIONNELLES (INTERNES ET EXTERNES):
- Directions fonctionnelles, Directions déléguées de site et autres Services de la DAF
- Département d’Information Médicale
- Services cliniques et médico-techniques
- Trésorerie hospitalière
- Services de l’Assurance Maladie
- Organismes de Tutelle (ARS, Conseil Départemental)
- Commissaires aux comptes
- Commission des usagers
- Usagers
CONDITIONS D’EXERCICE :
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Horaires
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Caractéristiques
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39 H
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Horaires adaptables selon les nécessités de service
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