Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).
Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d’Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.
Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l’établissement de référence d’un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.
Placé sous la responsabilité directe de la Directrice des Affaires Financières, l’assistant de Direction est chargé d’organiser et soutenir la direction des affaires financières dans ses missions au quotidien. Il gère le traitement et la circulation de l’information interne et externe ainsi que le suivi des dossiers en lien avec la direction.
Dans le cadre du projet de numérisation et de gestion dématérialisée des secrétariats de Direction, participer au déploiement du logiciel et accompagner les utilisateurs à la bonne utilisation des fonctionnalités mise en place
L’assistant de Direction est référent du Contrôle Interne Comptable et Financier. Il assure l’interface avec le Commissaire aux Comptes et la gestion documentaire afférente.
En collaboration étroite avec le Directeur et l’encadrement de la Direction des Affaires Financières, l’assistant de Direction assure les missions suivantes :
Gestion administrative de la DAF :
• Organisation de réunions
• Rédaction de documents, prises de notes et rédaction de comptes-rendus,
• Evaluation des besoins, installation, gestion des équipements, logistique
• Accueil physique (présentiel) et téléphonique de qualité
• Préparation des dossiers nécessaires aux réunions
• Gestion du courrier (saisie, diffusion, suivi des réponses) et du classement durable
• Mise à jour de l’annuaire des contacts de la DAF (autorités de tutelle, financeurs, …)
Gestion des instances :
• Participation à la préparation et au suivi des séances des Commissions Institutionnelles organisées par la Direction Générales
• Préparation, organisation et suivi des séances des Commissions Institutionnelles organisées par la Direction des Affaires Financières
• Préparation et diffusion des documents de présentation et rapports annuels
• Rédaction des compte-rendus des commissions et comités organisées par la Direction des Affaires Financières
Référent contrôle interne comptable et financier :
• Préparation et suivi du comité de prévention des risques financiers,
• Interface avec les référents des différents process,
• Planification et gestion documentaire du dossier permanent, de contrôle interne comptable financier et du dossier de clôture,
• Programmation des séquences et coordination des travaux avec les commissaires aux comptes.
• Suivi et diffusion des livrables des commissaires aux comptes
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, Outlook, Teams, etc.)
• Capacités rédactionnelles, expression écrite et orale soutenues
• Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct et les interlocuteurs externes
• Capacité d'organisation et de gestion du temps
• Esprit de synthèse
• Discrétion, respect de la confidentialité
Connaissances spécifiques :
• Principaux processus suivis en certification des comptes
• Organisation et gouvernance des établissements publics de santé
• Méthode de classement, gestion électronique documentaire
