SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).

Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d’Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.

Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l’établissement de référence d’un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Vos Missions

MISSIONS PRINCIPALES DE L'EMPLOI :

· Assurer l’accueil physique et téléphonique

· Gérer les agendas de la Direction Générale

· Réceptionner, traiter le courrier et ses réponses

· Gérer et diffuser l’information émanant de la Direction Générale (décisions, notes d’information et notes de service)

· Organiser les réunions, RDV, (envoi ordre du jour, convocations)

· Assurer le classement et l’archivage des documents traités

· Assurer la collecte, la mise en forme et l’envoi des permanences hebdomadaires

MISSIONS ACCESSOIRES :

Suppléance éventuelle et ponctuelle des fonctions de gestion des instances :

· Participation à l’élaboration de l’ordre du jour des instances (Conseil de surveillance, Directoire, CSE, CME, F3ST),

· Constitution des dossiers des instances,

· Réalisation des comptes rendus des instances gérés par la Direction Générale (Conseil de surveillance, Directoire).

· Mise en forme des courriers et dossiers et des décisions du Directeur

Vos Compétences

APTITUDES ACQUISES OU ENGAGEMENT A LES ACQUERIR :

Bonne maitrise de l'outil informatique : PACK OFFICE (Word, Excel, Power Point, Outlook) intranet et internet

Acquisition des modalités de fonctionnement du nouveau logiciel de gestion de l’information déployé à la Direction Générale

APTITUDES LIEES AU PROFIL DE POSTE :

· Discrétion absolue

· Qualités relationnelles

· Autonomie et dynamisme

· Organisation et méthode

· Disponibilité

· Gestion de l'urgence

Conditions d'emploi

Horaires : 8h30 – 16h00 ou 9h30 – 17h00

Une disponibilité jusqu’à 18h00 pourra être envisagée ponctuellement en fonction des nécessités du service.

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