ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETARIAT DRH DDS DAM (H/F)

Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).

Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d’Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.

Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l’établissement de référence d’un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Vos Missions

Missions principales :

· Assurer l’accueil physique et téléphonique des agents et du public

· Enregistrer le courrier, assurer la frappe des documents du service

· Gérer l’agenda du Directeur des Ressources Humaines

· Organiser les réunions (envoi de l’ordre du jour, des convocations et autres documents)

· Préparer, participer et élaborer les comptes-rendus du CSE, CSIRMT

· Gérer les préavis de grèves

· Assurer le classement et l’archivage

· Comptes-rendus divers

· Collaboration des dossiers contentieux avec le service juridique

Activités spécifiques :

· Traiter et assurer le suivi du secrétariat

· Rédaction de courriers et mise à jour de tableaux de suivi

· Accueil physique et téléphonique du public

· Gestion des rendez-vous, agendas

· Réservation des salles de réunion

· Organisation de réunions internes et externes

· Assurer le classement et l’archivage

Vos Compétences

Conditions d’accès au poste :

Niveau Bac à Bac + 2
Expérience ou formation dans le domaine du secrétariat de direction

Compétences attendues :

Maîtrise du Pack Office : Word, Excel confirmé
Maîtrise des Logiciels Ressources Humaines souhaitée : AGIRH, Businessobject

Qualités requises :

Discrétion
Sens des responsabilités et rigueur
Organisation et méthode
Esprit d’initiative, autonomie et dynamisme
Bonne présentation
Gestion de l'urgence

Conditions d'emploi

Quotité de travail : 100%

Régime horaire/organisation du temps de travail :

Poste de jour à repos fixe (samedi, dimanche)
Poste en 7h30
Disponibilité dans la plage horaire 8h30 – 17h00

Contraintes liées au poste :

· Travail sur écran

Processus de Recrutement

CV et Lettre de motivation

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