Compétences attendues :

Au niveau de l’accueil physique : 

• Enregistrement administratif des vacations publiques et privées.
• Facturation des dossiers pour les vacations privées.
• Scanner les ordonnances du CSNP.
• Gérer et accueillir les examens demandés en urgence.
• Gestion de la prise de rdv physique par les consultants externes et les services de soins.
• Rendu des résultats.

Au niveau de l’accueil téléphonique : 

• Diriger le patient en fonction de sa demande et de ses besoins.
• Prise de rendez-vous téléphonique des différents examens d’imagerie (radiographie, scanner, IRM, échographie etc…) pour les patients hospitalisés, en externe et de l’Hôpital de Jour, en respectant le planning des médecins et leurs spécialités ainsi qu’en expliquant le déroulement et les protocoles à suivre. 

Au niveau du secrétariat : 

• Gestion des rendez-vous via la messagerie électronique (HDJ neurologie, patients externes, autres services etc…).
• Programmation des bons informatisés des différents services de l’hôpital.
• Réalisation mois par mois des plannings des radiologues et des tableaux de garde en les saisissant informatiquement.
• Gestion des maquettes pour le logiciel des prises de rendez-vous avec l’aide de la DSIO.
• Faire les confirmations des vacations d’IRM.
• Saisie des indisponibilités des salles d’examen lors des maintenances et gérer les impératifs des médecins en annulant et reportant les rendez-vous.
• Gestion des stocks du matériel de bureautique (feuilles papier, feuilles de soins, cartouches d’imprimantes et autres fournitures).
• Frappe des résultats d’examens en instantané concernant les patients en tenant compte des urgences à prioriser.
• Rangement et classement des dossiers suivis par les différents services.
• Archivage et classement des dossiers à chaque début de mois.
• Gestion, distribution et envoi du courrier de l’ensemble du service.
• Gestion des plannings des membres du secrétariat et des congés.
• Remise des résultats.
• Emission d’ordonnances 

Responsabilités du poste:

• Respect des protocoles de chaque examen pour veiller à la sécurité du patient (allergie, matériel chirurgical etc..) et éviter les risques éventuels.
• Respect des bonnes pratiques en matière d’identito-vigilance.
• Respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations administratives et médicales de chaque patient.
• Maitrise du vocabulaire médical, de la dextérité de frappe et de la mise en page des écrits professionnels.
• Sécurisation de la conservation et de l’archivage d’un dossier médical.

Qualités requises : 

• Technicité, connaissance et expérience.
• Polyvalence.
• Organisation personnelle et professionnelle (gestion du temps de travail, tâches à prioriser...)
• Esprit d’équipe et de coopération.
• Dextérité en dactylographie.
• Maitrise du vocabulaire et de l’orthographe du milieu médical.
• Reconnaitre et prioriser les tâches à caractère urgent.
• Sens de l’accueil et de l’écoute.
• Sens des responsabilités.
• Adaptabilité.
• Disponibilité et écoute.
• Initiative et d’autonomie.
• Dynamisme.
• Sérieux et discrétion.
• Capacités relationnelles et de communication.
• Avoir un bon esprit d’équipe