Missions principales :

La coordinatrice des secrétariats médicaux supervise, en transversalité, l’activité des secrétariats médicaux ainsi que des accueils associés.

Elle exerce la responsabilité hiérarchique sur les secrétaires médicales encadrantes des pôles.

Elle assure la mise en œuvre dans l’ensemble des secrétariats médicaux des organisations et des fonctionnements permettant la réalisation des objectifs institutionnels stratégiques de l’Etablissement.

Pour ce faire, la coordinatrice des secrétariats médicaux :

·           Pilote et organise l’activité des secrétariats en lien avec les Trios de pôle et les secrétaires encadrantes

·           Contribue à la conception des projets institutionnels concernant les secrétariats médicaux, et en coordonne la mise en œuvre

·           Assure une veille réglementaire et des recommandations de bonnes pratiques,

·           Participe à la coordination du parcours administratif du patient

·           Réalise des audits et contrôles internes

·           Développe des actions permettant la bonne tenue des dossiers en lien avec les attentes du DIM, et le respect des exigences réglementaires et de bonnes pratiques (indicateurs HAS, …)

·           Promeut et facilite l’harmonisation des pratiques et des outils au sein des différents secrétariats médicaux, en appui de la DSN notamment,

·           Donne son avis sur les procédures et le choix des outils concernant les secrétariats médicaux

·           Suit les indicateurs de performance ainsi que les indicateurs RH, approfondit l’analyse des résultats avec les trios de pôle et contribue à l’élaboration d’actions d’amélioration le cas échéant

·           Met en place les actions permettant le rattrapage de l’activité externe

·           Porte la mise en œuvre des démarches qualité et garantit le respect des procédures d’identito-vigilance

·           Propose et coordonne la mise en place d’actions visant à l’amélioration de l’accueil des usagers ainsi qu’à l’exercice de leurs droits (exemple : respect des délais de communication des dossiers patients) 

·           Contrôle et garantit le respect des cibles organisationnelles en lien avec les secrétaires encadrantes, les chefs de Pôle et la DRH

·           Propose l’ajustement des ressources en fonction de l’activité

·           Donne son avis sur les demandes de remplacements et les modalités de remplacement à mettre en œuvre avant transmission à la DRH

·           Contribue à la définition des fiches de postes et à la sélection des candidats dans les procédures de recrutement de secrétaires médicales

·           Arbitre, en lien avec les pôles et la DRH, sur les questions relatives aux mouvements inter-pôles

·           Supervise l’accueil des stagiaires secrétaires médicales

·           Détermine les priorités de formation spécifiques au métier de secrétaire médicale, synthétise les besoins en formation et suit leur réalisation en lien avec les cadres supérieurs de pôle et la DRH,

·           Construit une gestion prévisionnelle des emplois de secrétaire médicale en lien avec la DRH

·           Conseille la Direction et les Pôles sur toute question concernant la gestion des secrétariats médicaux

·           Valorise et partage les actions et retours d’expérience sur les secrétariats médicaux

·           Supervise l’usage des outils numériques (fait remonter le paramétrage et les besoins pour améliorer logiciels métiers, en lien avec la DSN)

Conditions d’accès au poste : 

•  Une expérience en tant que secrétaire médicale serait appréciée (avoir été employée dans le grade d’AMA)
• Avec une expérience d’encadrement, notamment de secrétaires médicales 

Conditions d'exercice :

• Quotité de travail : 100%
• Régime horaire/organisation du temps de travail : Forfait Jour – 19 RTT en année complète

 Contraintes liées au poste :

•  Mobilité au sein de l’établissement pour assurer la bonne coordination entre les Pôles
•          Disponibilité pour répondre aux besoins institutionnels et aux urgences organisationnelles