Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).
Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d’Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.
Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l’établissement de référence d’un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.
Missions principales : Assurer la gestion du budget et des marchés des services techniques de l’établissement
Activités spécifiques :
§ Travail de secrétariat
· Gestion des agendas des cadres
· Planification des réunions
· Tri et distribution du courrier
· Réponses aux différentes demandes des fournisseurs (relances de factures, précisions sur les commandes…
§ Gestion des commandes et factures reçues ou émises par les services techniques
· Rédaction des bons de commande des services techniques sur la base des devis validés par les chargés d’affaires et transmission aux prestataires après signature. Aide à la définition des comptes d’imputation, UF d’affectation et éléments de nomenclature.
· Engagement des marchés et bons de commandes
· Impression depuis la plateforme Chorus des factures, rédaction des décisions de réception le cas échéant, et mise en liquidation des factures validées par les chargés d’affaire
· Etablissement de factures aux usagers internes de locaux (refacturation)
§ Suivi du paiement des marchés
· Suivi des paiements des factures sur E-Magh2 et sur tableaux Excel pour ce qui concerne les opérations de travaux (avances, situations, retenues de garantie, travaux modificatifs et supplémentaires...) et les marchés de services complexes (prestations intellectuelles avec phases ou tranches, marchés de maintenance avec prestations forfaitisés et hors forfait)
· Gestion des retenues de garantie (calculs, rédaction de main levée…)
· Gestion des révisions de prix
· Gestion des décomptes généraux : transformation en DGD et gestions des réclamations
§ Suivi budgétaire
· Suivi du budget d’exploitation des services techniques en lien avec la Responsable du suivi budgétaire
· Suivi du Plan Pluriannuel d’Investissement des services techniques en lien avec la Responsable du suivi budgétaire
§ Gestion des immobilisations
· Suivi des amortissements
§ Marchés
· Enregistrement des marchés et avenants transmis par la Cellule des marchés sur le logiciel comptable E-Magh2
Compétences attendues :
· Maîtrise des outils informatiques et logiciels métier (Chorus, Emagh2, voire Business Objet) et de bureautique (Excel, Word)
· Connaissance du code de la commande publique et gestion des marchés de travaux et de prestations intellectuelles/fournitures et services
· Connaissance en comptabilité
Qualités requises :
· Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes relatifs à son domaine de compétence
· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
· Capacité d’adaptation
· Capacité à travailler en équipe
· Comportement adapté dans ses relations avec autrui
· Rigueur
· Maîtrise de soi
Une expérience en milieu hospitalier ou autre fonction publique est souhaitée.
Conditions d’accès au poste : Baccalauréat minimum et expérience significative dans le suivi financier des marchés travaux
Quotité de travail : 100 %
Régime horaire/organisation du temps de travail :
· Journée 7h30/jour – 5 jours par semaine - Récupération RTT (base 37,5 heures) : 14 jrs/an (catégorie C)
